La vita di un albergatore indipendente è piena di impegni e può arrivare ad essere veramente caotica. Vista la grande quantità di cose da gestire, anche una casella di posta piena di messaggi può suscitare sentimenti di stress e frustrazione. Ma allora come si può fare per liberare la propria Inbox a vantaggio della produttività?

L’email è diventato il mezzo di comunicazione più importante all’interno di una struttura ricettiva ed è fondamentale per la gestione e il corretto mantenimento di tutti i processi al suo interno. Tuttavia non è raro che la casella di posta possa riempirsi rapidamente a causa dell’enorme quantità di messaggi ricevuti dagli albergatori. Proprio per questo organizzare, leggere e rispondere rapidamente può non solo diminuire la produttività, ma anche ridurre il tempo dedicato alla struttura vera e propria.

Alla luce di queste considerazioni abbiamo deciso di proporvi alcuni utili suggerimenti, pubblicati su E-Marketing Associates, per aiutarvi a liberare la vostra casella di posta gestendo al meglio il vostro tempo prezioso.

Filtri

I filtri dell’email possono aiutare gli utenti a scegliere cosa accade quando un messaggio arriva alla propria casella di posta. Questi possono essere eliminati, salvati, inoltrati e organizzati a seconda delle proprie esigenze e priorità. Vista la grande quantità di messaggi che arrivano quotidianamente, per iniziare può essere utile creare delle cartelle specifiche per ogni categoria di email, in base anche all’importanza delle stesse email, così da ripulire la Inbox e renderla più gestibile.

Il secondo passaggio prevede usare i filtri per indicare cosa cercare e dove inserire i messaggi. Questo è reso possibile dall’uso di elementi come indirizzi email, domini e parole chiave per archiviare le email, in base alla priorità, nella posizione migliore. Newsletter e aggiornamenti dell’industria alberghiera sono importanti, ma non urgenti ed è per questo che sarebbe utile salvarli in una cartella apposita da leggere in un secondo momento. Altri messaggi più urgenti, come fatture delle OTA, recensioni e informazioni richieste dai clienti, dovrebbero arrivare direttamente nella Inbox per essere disponibili immediatamente.

Inoltro automatico

Nel caso in cui siano presenti diverse persone nello staff, le mansioni più ripetitive vengono delegate ad altri per consentire all’albergatore di concentrarsi su compiti più importanti come lo sviluppo e la progettazione della strategia migliore per far crescere una struttura.

In tal senso email in arrivo da determinati domini o contatti possono essere archiviate e inoltrate direttamente agli altri membri dello staff all’interno dell’hotel. Messaggi da Yelp o TripAdvisor potrebbero infatti essere inoltrati automaticamente alla persona incaricata di leggere e rispondere alle recensioni degli ospiti senza richiedere alcun lavoro aggiuntivo da parte dell’albergatore.

Annullare l’iscrizione

Potrebbe sembrare ovvio, ma invece di annullare l’iscrizione ai messaggi indesiderati alcune persone preferiscono eliminarli individualmente. Potrebbe sembrare più semplice rispetto al rimuovere il proprio indirizzo email dalle mailing list, ma annullare le iscrizioni contribuirebbe a ridurre il tempo passato quotidianamente a cancellare messaggi inutili.

Spesso è possibile annullare la propria iscrizione a una mailing list semplicemente premendo su un apposito link presente in ogni messaggio, ma nei casi in cui non sia così immediato potrebbe essere necessario recarsi direttamente sul sito per trovare l’opzione da selezionare per annullare l’iscrizione. Un sito particolarmente invadente con l’invio di una grande quantità di messaggi può essere LinkedIn. Fortunatamente all’interno delle impostazioni di notifica nel proprio profilo è possibile scegliere autonomamente quali messaggi riceve e quali, invece, evitare.

In alternativa, nel caso in cui cancellare l’iscrizione si riveli essere difficile, è possibile utilizzare i filtri per eliminare direttamente i messaggi in entrata provenienti da un determinato sito web.