Qual è il potenziale delle email per la tua struttura?

Per chi gestisce un hotel, le email rappresentano tuttora uno strumento di marketing e comunicazione indispensabile, in grado di rafforzare e promuovere il marchio, migliorare l’esperienza degli ospiti, incrementare il fatturato stimolando gli acquisti.

Ci sono quindi email dedicate ai potenziali ospiti e quelle indirizzate ai clienti, ovviamente ognuna caratterizzata da stili, obiettivi e aspettative diverse, ma sempre utili per raggiungere i rispettivi scopi. 

Vediamo, quindi, come sfruttare al meglio l’email marketing per il vostro hotel.

L’importanza dell’email di conferma prenotazione 

Il numero di email corretto da inviare non esiste. Dipende da molti fattori, come gli argomenti a tua disposizione, lo stile, il momento dell’invio (prima durante o dopo il soggiorno), sta di fatto che sono due, quelle imprescindibili, che precedono l’arrivo di un ospite, la prima delle quali relativa la conferma dell’avvenuta prenotazione.

La prima email ha un grande valore, semplicemente perché ha il tasso di apertura più elevato. Devi unire semplicità, utilità ed emozione, fornendo subito i dettagli della transazione, il numero di prenotazione, le informazioni operative (check in, check out, etc…), per poi concludere con i messaggi in grado di stimolare l’attesa, generando entusiasmo per le avventure ed emozioni che vivranno. 

Ricapitolando, il layout ideale pone i dati relativi la transazione nella parte iniziale della mail, essendo ciò che i clienti cercano prima, per lasciare spazio alle informazioni che creano entusiasmo.

Un servizio che solo la tua struttura è in grado di offrire? Una ricorrenza speciale? Un evento territoriale unico? Se conosci bene il tuo target, quanto la tua struttura e il tuo territorio, non dovresti avere problemi. 

L’email di benvenuto 

Prima regola dell’email marketing è non utilizzare questo mezzo in maniera invasiva. Le comunicazioni con i clienti devono essere mirate e utili. Dopo l’email di conferma, della quale abbiamo parlato in precedenza, puoi inviarne una o due prima che l’ospite arrivi in struttura.

L’email di benvenuto va utilizzata tra i tre e i cinque giorni prima del soggiorno. Questo è il messaggio che permette di distinguersi, perché arriva nel momento di maggiore entusiasmo degli ospiti, ormai consapevoli di quanto la partenza sia vicina e con essa le emozioni delle tante aspettative riposte nella vacanza. 

Questa email deve essere creata con l’intento di aumentare il fatturato. Tra le best practices per l’email di benvenuto, ci sono: inserire immagini di alta qualità; consigliare posti da visitare e informazioni utili sul luogo; suggerire attività fattibili nel periodo specifico della prenotazione; suggerire i servizi ancillari che la tua struttura è in grado di offrire e ai quali, probabilmente, l’ospite non ha pensato. 

Attenzione. 

L’email di benvenuto, come quella di conferma, deve essere tempestiva e pertinente. Non puoi inviarla il giorno stesso dell’arrivo e non può avere layout e contenuti di una qualunque altra email, come una newsletter ad esempio. Sono i dettagli a fare la differenza, quindi la precisione è fondamentale. 

Abbiamo già detto quanto sia importante promuovere i propri servizi, sia a pagamento che gratuiti? Non ci stancheremo mai di ripeterlo, ecco perché devi avere tante soluzioni diverse per permettere all’ospite di personalizzare il proprio soggiorno

Le email agli ospiti potenziali

Qui si apre un capitolo tutto nuovo. Con le recenti novità in termini di privacy, protezione dei dati e consensi circa specifiche attività, devi dimenticare le email con le quali inviavi genericamente sconti e promozioni. Oggi le persone sono bombardate da telefonate promozionali ed email a raffica, ecco perché devi avere un vero talento per indurre il destinatario ad aprire le email e, ancora di più, spingerlo all’azione. 

L’oggetto delle email diventa quindi un proiettile che deve centrare il bersaglio, interessante per il target specifico, dritto al punto e rispettoso dello stile del tuo brand. 

Il corpo dell’email può essere di diversa natura, a seconda dell’azione che chiederai di compiere. Stai informando circa un evento sul territorio? Potresti reindirizzare il lettore ad uno specifico articolo del tuo blog. Parli di come annullare lo stress del lavoro frenetico? Inserisci il link alla presentazione/prenotazione dell’ultimo trattamento offerto nella tua spa. 

Chiaramente il tasso di apertura e quello di conversione è estremamente inferiore rispetto le email di conferma e benvenuto, ma, poiché il loro scopo è diverso, devi averle entrambe. Se ben scritte e centrate rispetto il target di riferimento, sarà solo questione di tempo prima che clicchino sul tuo sito per essere guidati alla prenotazione. 

Le email di invio offerta e altre comunicazioni. 

Ci sono molte altre email che potrebbero essere utili, a patto di sapere cosa scrivere e quando inviarle. 

Se la prenotazione di un cliente avvenisse con molti mesi di anticipo, potrebbe essere utile inviare anche più di un’email prima del benvenuto. Ci sono quelle da utilizzare durante il soggiorno, finalizzate però a promuovere servizi ed eventi limitati alla permanenza, per concludere con quelle post soggiorno, utili per avere suggerimenti e, contemporaneamente, offrire ulteriori motivi per tornare. 

Tra le più importanti, però, c’è sicuramente l’email per l’invio dell’offerta. Quando una persona ci segnala il suo interesse telefonicamente, tramite email o con qualunque altro canale diverso da quelli di prenotazione online, devi avere lo strumento giusto per offrire, velocemente, l’esatta soluzione alle sue esigenze, permettendogli di finalizzare l’acquisto nella maniera più rapida e semplice possibile. HotelNerds, a questo proposito, ha sviluppato E-Pleasure CRM, per la gestione dinamica e in tempo reale delle offerte, in grado di aumentare vertiginosamente il tasso di conversione. 

Ad ogni modo, quest’ultimo suggerimento ci offre lo spunto per concludere con il consiglio più importante di tutti: inserisci sempre una call to action in qualunque email. Che si tratti di un consiglio o di una tentata vendita, il lettore deve sempre comprendere perché ha ricevuto quella email, in modo tale da decidere consapevolmente se rispondere o meno alla tua “chiamata”.

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Pubblicato il: 2 Maggio 2022

Filed Under: Email Marketing, Turismo, Web Marketing

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