In che modo cambieranno meeting ed eventi dopo il covid-19?

Il 2020 non è stato un anno che si può definire “normale” a causa della pandemia da Covid-19. Le aziende continuano a seguire le direttive che riguardano le misure di sicurezza e di distanziamento sociale, soprattutto quelle attività che prevedono un alto numero di frequenza di persone e quindi sono le più colpite.

Ma mentre lo smart working è stato adottato immediatamente dalle aziende e accettato dai dipendenti nonostante siano abituati a un ambiente d’ufficio, restano ancora alcune incognite a cui i lavoratori cercano risposta. Come diventerà il luogo di lavoro dopo la pandemia? Il modello di lavoro a distanza diverrà la normalità?

Le mascherine saranno una parte imprescindibile dell’abbigliamento standard di lavoro? Cosa significherà tutto questo per le aziende e le industrie che si basano sui frequenti incontri ed eventi con numerose persone?

Anche se la nuova realtà rappresenta una componente integrante della realtà attuale divenendo normale per la vita quotidiana che si riorganizza in modo differente, la domanda degli incontri personali resterà sicuramente una pratica necessaria al lavoro. Secondo uno studio effettuato da APCO Worldwide, su oltre 300 milioni di americani, che si sono trovati a lavorare a casa, l’83% afferma di non partecipare alle riunioni di lavoro e alle convention di persona; il 78% afferma di voler ricominciare a partecipare a tali eventi una volta che la minaccia Coronavirus sarà passata.

li spazi dei locali avranno un ruolo fondamentale in questo processo di adeguamento per il proseguimento delle attività sociali e lavorative creando situazioni di sicurezza.

Le riunioni sono davvero importanti?

Convention, conferenze e riunioni di lavoro sono ancora al centro degli affari e riguardano un movimento di oltre 135 miliardi di dollari all’anno. Secondo North Media Group, le riunioni e le interazioni dirette tra le persone saranno più importanti e preziose che mai, solo che si svolgeranno in modo diverso.

Di recente, David Meerma Scott, scrittore di best seller e oratore pubblico, ha condiviso la sua opinione sul business riguardante gli eventi fisici che riprenderanno dopo la pandemia. Le persone bramano l’interazione fisica con altre persone, ha dichiarato l’autore. Gli umani fanno parte di una tribù e necessitano di contatti, un dato di fatto legato alla neuroscienza. Il nostro cervello prospera intorno a persone che sono simili.

Anche se lo smart working può continuare nel post-pandemia adattandosi al nuovo modello di vita e alleviando il costo d’immobili aziendali, i dipendenti sono in attesa di avere ancora l’opportunità d’incontrare le persone, collaborare e mantenere il morale e la connessione del team.

Consideriamo le seguenti statistiche

Il 70% delle persone ammette di navigare sui social media per passare il tempo durante le chiamate in conferenza solo audio. L’85% delle persone ritiene che le riunioni di persona contribuiscano a creare relazioni commerciali più forti e significative.

La ricerca mostra inoltre come gli incontri personali abbiano 34 volte più successo rispetto alle mail anche se comunicano le stesse nozioni. Il 60% dei lavoratori dichiara di interpretare a modo suo il tono o il messaggio quando comunica via e-mail o per telefono.

La domanda che ci si deve porre è la seguente: dove avranno luogo tali incontri di lavoro?

Il ruolo dei luoghi d’incontro nella nuova realtà

In un mondo post pandemico, la maggior parte delle riunioni personali e delle sessioni di strategia di lavoro, probabilmente non avranno più luogo nello spazio ristretto dell’ufficio ma piuttosto saranno dislocati in hotel che offrono ampi spazi o locali con le stesse caratteristiche.

Gli esperti di settore hanno notato che già in seguito agli attacchi terroristici dell’11 settembre, la domanda repressa d’incontri di viaggi d’affari ha subito un picco non appena le persone sono tornate al loro luogo di lavoro. Inoltre se i limiti posti ai viaggi internazionali vengono effettuati per un lungo periodo, si avrà sicuramente una crescita anche dei viaggi domestici e delle permanenze in loco.

Nel panorama delle riunioni, questo dato è fondamentale e rappresenta un’opportunità. Visto che le aziende hanno a disposizione un maggiore budget risparmiato dai costi di affitto e gestione degli immobili aziendali, si trovano ad avere un capitale maggiore da investire in nuove location temporanee con un notevole risparmio economico.

Ci si trova così ad avere il forte desiderio da parte dei dipendenti di cambiare scenario, la voglia di ritrovarsi in un ambiente creativo e produttivo tramite viaggi locali e spostamenti che restano comunque nelle vicinanze della residenza. Gli hotel e le strutture di accoglienza divengono così un luogo di destinazione molto attraente per le riunioni di lavoro.

Ai partecipanti viene concesso l’accesso a più spazi e servizi impeccabili e misure d’igienizzazione degli ambienti che rendono questi luoghi sicuri, dando la possibilità di riprendere gli incontri di lavoro in totale tranquillità.

Incontro di design in un mondo post-pandemico

Per effettuare riunioni aziendali e sessioni strategiche, potremmo anche vedere un passaggio a un modello di evento ibrido. Alcune persone potranno partecipare personalmente all’incontro mentre altre verranno connesse in modo virtuale. In quest’ottica, gli hotel e i locali che vorranno adibire spazi per tale scopo lavorativo, dovranno organizzarsi fornendo la tecnologia necessaria per una video conferenza.

Anche le aziende potranno fornire attrezzature particolari che non sono presenti nella location, in modo da completare l’ambiente, adeguandolo alle proprie esigenze. Gli hotel e gli organizzatori della riunione dovranno comunque adeguarsi alle riforme sanitarie e alle normative legate al Covid-19 per garantire la sicurezza dei partecipanti e dei dipendenti della struttura alberghiera.

Ai partecipanti potrebbe essere richiesto di rimanere fisicamente distanziati l’uno dall’altro e vi saranno controlli della temperatura che diverranno una consuetudine di ogni incontro come screening standardizzato. Gli spazi delle location e gli hotel, dovranno inoltre implementare alcuni processi avanzati per poter gestire i meeting e gli eventi che si svolgeranno nei loro locali.

Gli spazi delle location e gli hotel dovranno organizzarsi in questo modo:

  • Monitoraggio del traffico stabilendo percorsi di entrata e di uscita.
  • Posti assegnat
  • Numero posti limitati
  • Riunioni a turni
  • Pulizie dopo ogni incontro
  • Divisori in plexiglass tra postazioni
  • Tecnologia touchless
  • Igienizzazione e disinfezione
  • Richiedere procedure di tracciamento
  • Pranzi seduti o pasti preconfezionati

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Pubblicato il: 4 Luglio 2020

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