Il futuro del MICE negli hotel

La pandemia di Coronavirus ha cambiato il modo in cui gli hotel ospitano riunioni ed eventi, questi si possono eseguire ma seguendo alcune regole fondamentali aiutando il settore del MICE sia a breve che a lungo termine. Il mondo sta attraversando un periodo di grande incertezza, ma come possiamo prepararci al meglio per fare business nel nuovo panorama del settore alberghiero?

Le tempistiche per la ripresa nel 2020 dipenderanno anche dalla fiducia dei consumatori nelle strutture alberghiere e nelle misure di prevenzione e sanificazione che i diversi hotel metteranno in atto. Non ci saranno eventi durante l’estate ma si conta di ricominciare in autunno, inoltre i viaggi d’affari e le riunioni con poche persone presenti riprenderanno in modo più rapido rispetto alle conferenze con numerosi partecipanti. Seguendo queste previsioni dovete prepararvi alla ripresa in modo adeguato.

La recessione che si sta vivendo causerà una diminuzione della partecipazione agli eventi tenendo conto di coloro che sono stati licenziati e della ridotta disponibilità di denaro da spendere per i divertimenti. Il distanziamento sociale, inoltre, riduce in modo significativo il numero di presenze in quanto le normative impongono una distanza minima tra le persone che porta a una riduzione delle presenze complessive agli eventi del 50%.

Ricordate come sono cambiati i voli in seguito all’11 settembre? Ebbene il Covid-19 apporterà importanti mutamenti nel modo in cui parteciperemo agli eventi pubblici. Ecco cosa accadrà e quali saranno le principali modifiche che si vedranno nel 2020:

1. Controllo della temperatura prima di entrare a un evento

Chiunque abbia una temperatura elevata o febbre non sarà autorizzato a partecipare all’evento. Il controllo della temperatura di massa può creare un falso senso di sicurezza ma non è sufficiente a garantire la salute dei presenti, per questo motivo è necessario che si mantengano le distanze fisiche e si indossi la mascherina.

2. Le mascherine dovranno essere portate sia dai dipendenti che dai partecipanti

Ai partecipanti verranno forniti i dispositivi di protezione personale tra cui, disinfettante per le mani o salviettine igienizzanti, guanti e mascherine oltre al normale materiale distribuito per le conferenze. Le stazioni fisse in cui vi sarà il disinfettante per le mani saranno con sistema no touch e nebulizzatori disinfettanti verranno collocati in diversi punti degli spazi congressuali.

Vi saranno inoltre spruzzatori elettrostatici professionali che disinfettano in continuazione l’aria per neutralizzare gli eventuali germi. Gli spazi della sede saranno schematizzati in modo funzionale per garantire sicurezza e tranquillità ai partecipanti.

3. Gli spazi nella sala saranno suddivisi in maniera creativa

Per i ricevimenti, le sessioni educative e altri eventi durante la programmazione degli eventi, i pianificatori troveranno modi creativi per utilizzare sia le aree interne che quelle esterne. Verranno stabiliti dei percorsi di entrata e uscita per evitare affollamento e assembramento in alcune zone. Gli spazi dovranno essere dotati di segnali che indicano la distanza di almeno un metro tra una persona e l’altra in modo che si sappia esattamente quale sia la posizione che ognuno deve tenere.

4. Saranno forniti dpi senza contatto

Il personale di servizio indosserà guanti, maschere e indumenti protettivi. Ai ricevimenti le bevande alcoliche e analcoliche saranno preconfezionate come i vari utensili distribuiti in confezioni singole o disinfettati. Anche il cibo distribuito sarà preconfezionato e non si potranno più effettuare buffet self service.

Dall’ultima recessione è passato più di un decennio, quindi, i professionisti che operano in hotel hanno la necessità di effettuare corsi di aggiornamento e formazione rapidi per poter essere pronti a condurre gli hotel attraverso il nuovo sistema di servizi. Le tariffe delle camere devono essere adeguate per evitare che i partecipanti effettuino prenotazioni al di fuori del sistema stabilito.

Cibo e bevande devono essere distribuiti e inseriti nella prenotazione senza alcuna possibile sanzione per evitare stress all’ospite che porterebbe alla mancata partecipazione. Le condizioni contrattuali dovranno essere semplificate e ben spiegate viste le continue cancellazioni e i rinvii di eventi che potranno verificarsi sempre più spesso.

Si ritiene improbabile che si applichino clausole Covid 19 nei contratti futuri, anche se si deve tenere d’occhio tutto ciò che viene incluso nella clausola di forza maggiore. Collaborare con i pianificatori di eventi esterni permettendo loro di visionare la sede dell’hotel tramite metodi digitali anche a distanza, sarà fondamentale per proteggere le loro attività future organizzando convention ed eventi con maggiore sicurezza.

La tecnologia online offre diagrammi che permettono di mostrare agli organizzatori tutti i vantaggi proposti dalla vostra struttura alberghiera nonché il layout di ogni singola camera e di ogni area, inclusa la mappa dell’hotel, per comprenderne l’esatto posizionamento. Offrire esperienze di tour virtuale 3D è un sistema che potrebbe continuare a esistere anche nel periodo post-Covid. Si tratta di un sistema utile e affidabile per mostrare gli spazi a distanza risparmiando tempo e consentendo, agli operatori addetti, una migliore organizzazione degli eventi.

Ulteriori spese per le riunioni saranno sostenute per sviluppare sistemi multimediali professionali e di videoconferenze che consentano di effettuare streaming live. Inoltre dovrà essere assunto personale aggiuntivo per utilizzare tali sistemi digitali, oltre a un cameraman e l’allestimento comprendente una connessione internet di alto livello qualitativo in grado di gestire lo streaming.

Le spese di ristorazione aumenteranno in quanto il servizio dovrà essere personalizzato e le sale saranno più ampie. I partner che aiutano gli organizzatori in questo delicato momento dovrebbero essere ricompensati con un referral maggiorato.

La linea di fondo

Gli hotel e l’intera filiera di fornitura degli eventi devono comprendere che non ci si riprenderà completamente fino a quando non si aiuteranno gli organizzatori di conferenze ed eventi a riprendere queste attività di gruppo ad alto livello. L’industria alberghiera sta soffrendo e gli hotel si trovano ad attraversare un momento in cui qualsiasi accordo può andare bene pur di lavorare.

Questo sistema non può durare per sempre e una volta che le strutture, compresa la vostra, avranno raggiunto un livello di affari sufficiente, si tornerà a una modalità di protezione del business e si richiederà maggiore sicurezza finanziaria anticipatamente. Al momento si devono considerare tutti i possibili cambiamenti che si possono verificare trasformandoli in opportunità per i vostri hotel.

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Pubblicato il: 22 Luglio 2020

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