Come evitare lo stress e i problemi di overbooking

L’overbooking può rappresentare uno scenario complicato per i professionisti dell’ospitalità, causando non poche perdite di tempo e guadagni a discapito degli ospiti che a loro volta perdono la sistemazione prenotata, compromettendo potenzialmente l’esperienza del viaggio. Spiegheremo l’impatto che le overbooking possono avere sul tuo business e come una semplice tecnologia applicata potrà aiutarti a evitarli. 

Immagina: è il momento del check-in e i vostri ospiti stanno arrivando, contenti e sollevati dopo aver raggiunto la destinazione nel quale trascorreranno le loro vacanze. Tutto ciò che vogliono è lasciare i loro bagagli, rinfrescarsi e esplorare i dintorni. Li saluti con un sorriso caloroso, chiedi cortesemente il loro nome e controlli il loro documento di identità. Tutto sembra essere in ordine. Esamini il tuo diario delle prenotazioni per decidere quale camera assegnare loro. “Mi dispiace molto signora ma, credo che la sua camera sia stata doppiamente prenotata”.

L’impatto dell’overbooking sulla tua attività

Come se aver già provato quella situazione di disagio e stress incluso non fosse stato sufficiente esistono molti altri motivi per preventivare e evitare le doppie prenotazioni. Gli errori hanno delle conseguenze: oltre ad avere un costo economico, anche se l’incidente è stato un vero e proprio errore è tua responsabilità ricollocare l’ospite sfortunato in un’altra proprietà.

Se è alta stagione, un inconveniente di questo genere ti costerà tempo e denaro da investire nella ricerca di un hotel che possa far soggiornare i tuoi ospiti. In secondo luogo le doppie prenotazioni involontarie possono danneggiare la tua reputazione online.

Un ospite infastidito e irritato rischia di sfogare la propria frustrazione con una recensione negativa sui siti come TripAdvisor. Questo potrebbe spingere gli altri viaggiatori a prenotare un’altra struttura e avrà un impatto sulla tua attività a lungo termine.

Tuttavia se ti sei scusato profusamente, offerto al cliente scontento un soggiorno scontato o gratuito per il prossimo futuro o sei riuscito a trovare una sistemazione alternativa, l’eventuale recensione negativa potrà effettivamente avere un lieto fine. La maggior parte degli ospiti menzionerà i tuoi sforzi per risolvere l’errore messo in evidenza nella loro recensione; sii professionale, attento e amichevole con i potenziali nuovi utenti.

In che modo la tecnologia può aiutarti ad evitare gli overbooking 

Tra gli hotel di piccole e medie dimensioni, gli overbooking si verificano per due motivi:

Il primo consiste nell’affidarsi a una gestione manuale delle prenotazioni, utilizzando semplicistici supporti come carte e penna o grafici su lavagne, che potrebbero causare più errori umani.

Il secondo riguarda il tentativo di utilizzare questi metodi meno affidabili per gestire le vendite delle camere disponibili su vari canali online. Ma nel mondo online di oggi, è molto più difficile mantenere un indicizzazione corretta per tutte le tue prenotazioni, specialmente quando queste provengono da tanti canali diversi.

E’ qui che la tecnologia di gestione delle prenotazioni entra in gioco semplificandoti notevolmente la vita. Questi programmi semplificano tutto ciò che riguarda le prenotazioni e la disponibilità. Sono sicuri e facili da usare, ti faranno risparmiare tempo e ti aiuteranno a eliminare gli errori offrendoti, allo tesso tempo più opportunità di vendere le tua stanze.

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