Come sapete, il front office è il cuore pulsante del vostro hotel ed è anche il punto in cui passano tutte le commissioni finanziarie. Assicurarsi di avere solidi controlli interni è di vitale importanza per la salute della vostra azienda.
Senza queste salvaguardie siete completamente scoperti e, come qualcuno ha detto una volta, i buoni controlli interni aiutano a mantenere le persone oneste. Ora non fraintendeteci. È necessario fidarsi delle persone che abbiamo nel nostro team, ma bisogna sempre tenere gli occhi ben aperti.
Revisione e approvazione dei rimborsi
Avere la possibilità di regolare la tariffa della stanza per compensare un problema di erogazione del servizio come il rumore, la temperatura ambiente o un problema di acqua calda è comune nel nostro business. Assicurarsiche il vostro personale sia in grado di farlo è particolarmente importante.
Questo aiuterà a garantire che i vostri ospiti siano assistiti e che il vostro personale operi nel vostro interesse generale. Tuttavia, ogni sconto deve essere adeguatamente esaminato e approvato dal GM o dal proprietario. Assicuratevi che ogni aggiustamento sia documentato con le informazioni appropriate. La migliore pratica è quella di tenere traccia dei problemi e gestirli di conseguenza.
Inventario della sala e verifica del PMS
In questo modo nessuno venderà le vostre camere per voi intascandosi il ricavato. Tipica situazione: un ospite paga in contanti e non viene registrato nel PMS. L’impiegato si intasca il contante e il giorno successivo il servizio di pulizia trova una stanza “discrepante”.
Se le trovate anche solo di rado, avete un problema. Ogni giorno qualcuno deve bilanciare l’inventario con il rapporto “camere occupate” del vostro hotel.
Conteggio del fondo cassa
Ancora oggi il vostro personale ha bisogno di un fondo cassa che gli venga assegnato. Un regolare conteggio mensile è fondamentale. Il conteggio dovrebbe essere una sorpresa, e quando si emette il fondo cassa al momento dell’assunzione bisogna assicurarsi che sappiano che verrà conteggiato.
Questo dovrebbe essere scritto nel contratto che firmano e che voi tenete in archivio. Il conteggio del fondo cassa può essere effettuato all’inizio o alla fine del turno, così come nel mezzo.
Adeguamenti della carta di credito
Avere la possibilità di inviare un credito sulla carta di credito di un ospite è un elemento necessario nella vostra operazione. Ciò che si vuole garantire è che ogni singolo credito sia esaminato e verificato da qualcuno che non sia la persona che ha inviato la rettifica del credito.
Le carte di credito sono ovviamente un elemento conveniente nel nostro mondo, ma tenete presente che anche i vostri dipendenti hanno uno o più di questi dispositivi. Se non controllate il numero della carta per tutti i crediti, correte il rischio che il credito venga indirizzato al conto sbagliato.
Verifica della tariffa della camera
Nel vostro sistema di prenotazione, è necessario che le tariffe delle camere siano impostate e approvate dal vostro GM o dal responsabile delle vendite. Tutte le tariffe che alla fine vengono assegnate ad ogni prenotazione devono provenire da queste tariffe approvate. Se non lo fate, aprite la porta per consentire tutte le tariffe delle camere. Con le tariffe approvate, il vostro PMS genererà un rapporto giornaliero di discrepanza delle tariffe e potrete quindi rivedere questo rapporto per eliminare eventuali variazioni.
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